A rastreabilidade no enxoval hospitalar foi adotada pela Elis em 2014 e nasceu da necessidade de responder às perguntas de seus clientes, sempre ligadas à falta de enxoval. Ou seja, quando há escassez ou falta de enxoval, vem à tona perguntas relativas à devolução do material que foi enviado sujo pelo cliente, seja através de retenção efetiva pela lavanderia ou pelo envio indevido a outro cliente.
Há muitos questionamentos sobre o processo de devolução de enxoval e poucos sobre os processos internos dos Hospitais. As perguntas relacionadas a gestão do enxoval foram relegadas à segundo plano por muito tempo, sem levar em consideração o quão efetiva é esta rotina, com sub processos fundamentais para a manutenção do estoque adequado nas instituições hospitalares. O dimensionamento adequado do enxoval, a correta distribuição e utilização pelos diversos setores internos, assim como a gestão do estoque, através de registros de perdas e reposições, eram questões tratadas em baixa escala, recaindo toda a causa de falta, no processo logístico cliente x lavanderia.
Para sanar essa necessidade de informação, a Elis investiu no RFID (Radio Frequency Identification), uma tecnologia que se mostrou um forte aliado no processo da gestão de enxoval compartilhada (Elis e Cliente). Esse sistema consiste na inserção de um microchip em todos os materiais. Com isso, cada item recebe uma “identidade” e, é possível iniciar o mapeamento e localização do enxoval, seja dentro do cliente ou da lavanderia.
O processo de leitura é realizado através de antenas, localizadas nos diversos setores da lavanderia (com o objetivo de saber a localização em tempo real de cada item que entra na lavanderia até o processo de expedição ao cliente) e, no cliente, instaladas geralmente nas rouparias, sendo possível alocação em setores estratégicos como CME e expurgo.
A implantação da rastreabilidade gera mudanças internas e externas, levando ao correto entendimento do processo de consumo de enxoval. Com isso, as “metas” de distribuição internas começaram a ser questionadas e, os dimensionamentos ajustados à necessidade do Hospital. Através da análise simples de peças consumidas x paradas em diversos setores dos Hospitais, foi possível discutir processos e, através deles, possibilitar redução de custos através do consumo consciente, redução das perdas e estoques paralelos.
Com o sucesso da rastreabilidade no segmento hospitalar, houve a necessidade de estender o modelo aos segmentos hoteleiro e industrial. A gestão do consumo passou a ser palavra de ordem para uma gestão eficaz do enxoval, garantindo visibilidade e estoque adequado para satisfação do cliente final.
Como o passar do tempo, apenas responder às perguntas relacionadas a localização já não era o bastante. A busca por auxiliar o cliente a entender seus processos através do enxoval foi fundamental para a criação de uma plataforma de consulta, então chamada de myElis. O myElis nasceu com o detalhamento dos principais questionamentos e ansiedades dos clientes. Através dele é possível ter informações passadas e atuais de consumos, movimentações e perdas e, com isso planejar estratégias para o futuro.
“A medida que fomos implantando o sistema, percebemos que o cliente queria mais do que saber onde a roupa estava, até porque, o simples fato de conseguirmos informar, em tempo real, a localização de cada peça, fez com que os clientes começassem a querer usar a tecnologia para fazer gestão de processos dentro do próprio hospital”, conta Gisele Silva, Gerente de Relacionamento com Cliente Corporativo da Elis.
Segundo a executiva, com esse sistema os hospitais podem ver a operação como um todo e por diversos temas em separado, como volume, período, tipo de peça, estoque por setor, a quanto tempo a roupa está parada, em quais os momentos são distribuídos mais itens, dentre outros. A transparência possibilita planejar melhor as estratégias com a rouparia, seja na distribuição do enxoval propriamente dito ou na realocação de recursos de mão de obra para execução das diversas atividades neste setor.
Sobre a Elis
A Elis é um grupo líder na Europa e no Brasil que possui mais de 130 anos de experiência nos serviços de gestão e higienização de têxteis, como enxovais, uniformes, aventais, EPI’s, além de tapetes industriais, MOPS, esterilização, entre outros serviços. No país desde 2012, a empresa atua nos segmentos hospitalar, hoteleiro, industrial, comércio e serviços, conta com mais de 9 mil colaboradores que garantem a excelência do serviço a mais de 5 mil clientes e higieniza cerca de 882 mil toneladas de têxteis em 21 estados brasileiros.
