Pessoas em reunião de gestão de riscos - Imagem de rawpixel.com no FreepikApós a reforma trabalhista de 2017, muitas portas se abriram para a terceirização de atividades-meio ou atividades-fim dentro das empresas. Entretanto, empresas que realizam esse tipo de contratação precisam lidar com riscos jurídicos.
A contratação de terceiros pode garantir diversas vantagens para a empresa contratante, como mão de obra especializada, economia e agilidade no serviço, entretanto, existem cuidados necessários. Para não sofrer com a responsabilidade subsidiária, ações de controle de documentação comprovatória podem ser a solução para manter a tranquilidade e segurança jurídica na gestão de terceiros.
Só no último ano, a inspeção do trabalho no Brasil identificou 131.052 irregularidades em segurança e saúde do trabalho, segundo o Ministério do Trabalho e Previdência. Além disso, as Varas do Trabalho receberam 1.648.535 processos em 2022, de acordo com dados do Tribunal Superior do Trabalho.
Esses dados, a princípio, podem parecer não ter conexão com a terceirização de atividades, mas quando uma empresa prestadora de serviços é pega com irregularidades ou sofre algum processo do tipo, a empresa contratante pode precisar arcar com a responsabilidade subsidiária
Carlos Augusto Weber, assessor jurídico da Biason Assessoria Empresarial e advogado que atua na área trabalhista, conta que “A responsabilidade subsidiária ocorre quando o devedor principal não consegue cumprir devidamente todas as obrigações. Com a lei da terceirização, a empresa que contrata os serviços de uma terceirizada fica responsável subsidiariamente pelas obrigações trabalhistas”.
Por isso, empresas que contratam prestadores de serviço precisam lembrar que essas atividades podem trazer riscos legais se não forem gerenciados adequadamente. Ao não ter a garantia de que a empresa prestadora de serviço cumpre com as leis trabalhistas e de saúde e segurança ocupacional, é possível que a contratante enfrente processos judiciais e sofra danos à sua reputação.
Carlos Augusto Weber continua dizendo que “É importante que se tenha contrato firmado entre a Tomadora e a Prestadora de Serviços, mas nunca esquecer de fiscalizar o cumprimento das obrigações da terceirizada em relação aos recolhimentos tributários e aos pagamentos de todas as parcelas devidas aos trabalhadores”.
Já Leonardo José Stangherlin, CEO do Grupo Insoft4, aponta que existem soluções para que empresas evitem esse tipo de risco e realizem essa fiscalização de forma fácil “Existem ações de gestão de terceiros que podem ser tomadas dentro da empresa contratante para evitar esses riscos. Questões de conhecimento da legislação, monitoramento da situação fiscal e trabalhista da empresa terceira, além do cuidado com as pessoas, podem dar maior tranquilidade às empresas”.
Desta forma, a primeira questão para ter segurança na gestão de terceiros é ter conhecimento sobre a legislação. Após isso, elaborar bons contratos com o prestador, estipulando direitos e deveres. Além disso, o relacionamento entre a empresa contratante e os funcionários da terceirizada é uma das formas de entender e ter uma melhor relação durante a prestação de serviços.
Entretanto, a solução citada como mais efetiva para ter segurança jurídica e tranquilidade na gestão de terceiros é o controle automatizado da documentação que comprova a adequação fiscal e trabalhista da contratada. “Para ter segurança na gestão das entregas, vigências, validações e controle de documentos das empresas e pessoas que prestam serviço terceirizado, é necessário um sistema que padronize e identifique os documentos da empresa, bem como, documentos específicos das pessoas conforme o grau de risco e tipo de serviço a ser executado" cita Leonardo, que continua dizendo: “Muitas empresas não fazem a gestão dos documentos, outras fazem de forma manual e insegura através de planilhas, porém, as que automatizaram o processo através de portais específicos, reduziram os processos trabalhistas, aumentaram a agilidade em novas contratações e se sentem mais seguras por terem toda documentação armazenada e disponível de forma totalmente organizada.”
A documentação citada são as certidões negativas e comprovantes que ao serem solicitados comprovam o cuidado que a contratante tem ao manter sua cadeia de produção dentro da legalidade. Ao manter esse cuidado Leonardo conta que “Também fica disponível a situação atual de cada empresa e prestador de serviço permitindo bloquear o acesso à empresa ou local de trabalho quando existir uma não conformidade com as obrigações legais.”
Mais do que apenas a segurança jurídica da contratação, Leonardo também levanta melhoras no aspecto organizacional ao ter soluções do tipo “Outra situação observada nas empresas com controle manual, é ver processo similar sendo feito várias vezes por áreas distintas, normalmente Compras, RH e Segurança Patrimonial. Parece um absurdo, mas acontece e acaba gerando descontentamento entre as partes.”
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